邮件归档数据库是 Notes 数据库，可像访问任何其他 Notes 数据库一样访问它。用户邮件归档中的视图将对邮件文件中的视图进行镜像，并包含归档邮件时存在的所有文件夹。这样，用户可轻松地从其归档数据库中查找与检索已归档邮件。文档有一个或多个答复时，将对整个文档层次结构进行归档。

此外，还可使用归档策略设置为邮件文件定义文档保留策略。通过文档保留可定义旧文档的条件，然后从邮件数据库中删除它们，不用对其进行归档。

如果选择在策略中不包含归档策略设置，Notes 用户仍可使用 Notes 客户机中的数据库归档设置归档邮件文件。

邮件文件归档的工作方式

邮件文件归档包括三个步骤，即文档选择、将文件拷贝到归档数据库以及邮件文件清除。

• 文档选择 -- 根据活动和文件夹选择来选择要归档的文档。例如，可将旧文档定义为 365 天都未做修改的文档。然后，将与该条件匹配的所有文档进行归档，或者只对与该条件匹配的特定文件夹中的文档进行归档。
• 拷贝 -- 将源邮件文件中的所选文档拷贝到归档数据库目标。
• 邮件文件清除 -- 删除已经归档的文档或减小这些文档的大小，以减小源邮件文件的大小。减小文档的方法是：首先删除附件，然后只保留标题信息或标题信息和部分邮件文档。

使用策略管理归档时，可使用基于服务器的归档和基于客户机的归档。在任一情况下，都可向服务器进行归档。基于服务器或基于客户机指的是归档进程运行的位置，要么在服务器上，要么在客户机的工作站上。如果选择在服务器上归档，则必须创建一个程序文档以运行“压缩”服务器任务。但是，如果选择基于客户机进行归档，则工作站必须是在运行时才能归档文档。如果安排在工作站未运行的某一时刻进行归档，归档将无法执行。可按照下列方法归档邮件文件：

• 基于服务器进行归档 -- 使用该选项时，邮件服务器将向自身进行归档，或者向指定为归档服务器的另一个服务器进行归档。
• 基于客户机进行归档 -- 使用该选项时，每个工作站将处理其邮件文件归档。根据邮件文件所在的位置（不论是在邮件服务器上还是在工作站自身上），邮件将归档到邮件服务器（或指定的服务器）或其本地工作站。

使用策略管理邮件文件归档的样例

鉴于归档邮件文件时出现的下列问题，Acme 的管理员希望了解基于策略的归档：

• 邮件服务器上的空间紧张。
• Acme 需要一个中央归档服务器。
• 归档不能在工作高峰期间进行。
• 不允许最终用户控制其归档设置。
• Lotus Notes 6 客户机不能立刻启动。

• 归档设置是由管理员在中央进行管理和强制实施的，用户无法更改或创建归档设置。
• 基于服务器的归档能够从邮件服务器归档到指定的归档服务器。
• 指定的归档服务器是 Domino 6 服务器，以便可在混合环境下强制实施策略。
• 归档安排在下班之后进行。
• 根据邮件服务器上的空间的紧张状态，删除（删除附件和邮件正文，但保留标题信息）可能会有帮助（可选）。

创建归档策略设置文档
创建邮件归档条件
创建策略文档