指定归档条件时，应确定对用户邮件文件中的旧文档执行的操作。是归档旧文档（将其拷贝到归档数据库）还是只删除它们？如果归档，应确定如何“清除”保留在用户邮件文件的已归档邮件文档的拷贝。最后，应定义旧文档的定义。

邮件文件条件回答以下问题：

• 如何归档文档？归档可以是向归档数据库拷贝旧文档与在用户邮件文件上执行清除任务的组合操作，也可以是仅删除这些文档。
• 如何清除文档？向归档数据库拷贝文档后，可删除用户邮件文件中保留的拷贝或减小文档的大小。
• 要清除哪些文档？指定期限条件，然后向所有文档或指定文件夹中的所有文档应用该期限条件，从而提供一个“旧文档”定义。

缺省情况下，归档邮件数据库存储在数据目录中的目录 archive 中。archive 是归档目录的缺省名称。用户的归档数据库文件的缺省名称格式为 a_xxxx.nsf，其中 a_ 是前缀，xxxx 是邮件数据库的名称。归档数据库的名称基于用户邮件文件中的指定字符数（缺省值是 6）。例如，对于其邮件文件是 jsmith 的最终用户 John Smith 来说，归档数据库的名称是 a_jsmith.nsf。

创建归档条件策略设置

1. 从 Domino Administrator 中，选择“个人和群组”附签，然后打开“设置”视图。

2. 执行下列操作之一：

• 选择希望为其创建归档条件设置的归档策略设置文档，然后单击“编辑设置”。
• 单击“添加设置”，然后选择“归档”以创建新的归档策略设置文档。

4. 在“基本”附签上提供下列信息。

域	操作
Name	输入标识归档条件的名称。向条件策略设置文档添加条件时，这是出现在选择框中的名称。该名称也出现在“工具”“归档”下的用户的邮件文件夹大纲中。
描述	输入条件的描述。
启用归档条件	执行下列操作之一： 选中以启用该归档条件。 如果要创建归档条件在以后使用，则取消选中。

5. 对于“如何归档文档？”，请选择下列选项之一：

• 将较早的文档拷贝到归档数据库中；然后清除数据库 -- 将文档归档（拷贝）到归档数据库，然后从用户的邮件数据库中清除（删除那些文档）。
• 清除数据库但不归档 -- 从用户的邮件数据库中删除文档，不将其拷贝到归档数据库中。使用该设置强制实施文档保留策略，这些策略将在指定时间后删除所有文档。

• 删除数据库中较早的文档 -- 删除用户邮件数据库中保留的已归档文档拷贝。
• 减小数据库中文档的大小 -- 删节用户邮件数据库中保留的已归档文档拷贝。然后，选择下列选项之一：

保留摘要 -- 只保留邮件文档上的标题信息。

保留摘要 + 40KB -- 保留标题信息与邮件文档正文的 40KB。此操作将只删节大文档。

• 未访问 -- 指定在指定时间段中未打开的文档。除非已经设置数据库属性“保留 LastAccessed 属性”，否则，不要使用该选项。如果未设置该属性，Notes 将不考虑所访问的文档，即使该文档已经打开，也是如此。然后，指定一个时间段。
• 未修改 -- 指定在指定时间段中未修改的文档（缺省值）。然后，指定一个时间段。这是推荐设置。
• 标记为到期 -- 指定 Notes 用户已标记为到期的文档。

• 更改模板服务器 -- 选择存储邮件模板的服务器的名称。
• 选择模板 -- 选择定制邮件模板的名称。

10. （可选）如果希望更改归档数据库的位置，请单击“目标”附签并更改下列任意域。

域	操作
归档文件的目录	缺省值是 archive。如果希望更改，则输入新的名称。
归档文件的前缀	缺省值是字母 a，后面是下划线 (_)。如果希望更改，则输入新的前缀。
归档文件的后缀	缺省为无后缀。如果希望添加，可为归档数据库名称输入一个后缀。
从原文件名中提取的字符数	缺省值是 6。要更改该值，请输入创建归档数据库名称时要从用户邮件文件中使用的字符数。

11. 保存该文档。

另请参阅

创建归档策略设置文档
邮件归档和策略