邮件数据库支持全文索引、加密、复制、软删除和归档。管理员可以指定属性或策略以限制在邮件文件上使用这些功能。

对于主要或者仅仅从 Notes 邮件客户机访问邮件的用户，必须在注册过程中创建用户标识符。如果用户只从非 Notes 客户机的邮件客户机访问邮件，则不需用户标识符。例如，虽然从 Domino Web Access、POP3 或 IMAP 客户机访问邮件的用户必须拥有“个人”文档和 Internet 口令，但是不需要具有用户标识符。但是，对于希望脱机工作或阅读加密邮件的 iNotes Web Access 用户则要求用户标识符。

用户主服务器上的路由器将用户的外来邮件邮递到邮件文件。邮件文件中的邮件可以 Notes RTF 格式（也称为复合文档或者 CD 格式）存储，也可以 MIME 格式存储。使用的格式取决于用户“个人”文档中的设置。如果用户的邮件客户机打开或下载的邮件是以它不能读取的格式存储的，则 Domino 会自动转换邮件。例如，如果 IMAP 客户机打开一个以 Notes RTF 格式存储的邮件，则 Domino IMAP 服务会在向客户机传递邮件之前将该邮件转换成 MIME 格式。

在所有用户都从 Notes 邮件客户机访问邮件的环境中，可以指定 RTF 存储。对于始终从 IMAP 或 POP3 客户机访问邮件的用户，使用 MIME 存储可以避免邮件在被读取之前进行转换。如果将用户首选的存储格式设置为“保留发件人的格式”，则路由器在将邮件放入邮件文件之前不会更改其格式，因此邮件文件很可能既包含 RTF 邮件又包含 MIME 邮件。

缺省情况下，每个用户都被认为是其个人邮件文件的所有者，因此在邮件文件的 ACL（存取控制列表）中被授予了管理者存取级别。具有管理者存取级别的用户可以从 Notes 客户机、Domino Web Access 客户机或 Webmail 客户机将其邮件文件的辅助访问权限授予指定的、受信任的人。例如，组织中的主管人员可以允许他们的秘书代表他们读取和发送邮件。

为了实现邮件传递，缺省的 ACL 还授予管理者访问用户邮件服务器和本地 Domino 网络域中其他服务器的权限。ACL 不为邮件系统中的其他用户提供访问权限。

注册过程中，通过将邮件文件所有者的存取级别从管理者重置为设计者，主管理员可以具有用户邮件文件的管理者存取级别。用户对于他们的邮件文件至少需要编辑者存取级别才能执行常规的邮件操作，如 -- 创建、发送、答复和删除邮件。其他的邮件文件操作则需要更高的存取级别。例如，用户必须至少具有设计者存取级别才能创建全文索引。

为了帮助管理磁盘空间，可以设置数据库限额来限制邮件文件的大小。在“配置设置”文档中，可以使路由器在邮件文件到达其限额时阻止新邮件的传送。路由器将一直阻止邮件传送，直到用户通过删除或归档邮件减少了邮件文件的大小。

除了用户的主邮件文件，用户和管理员还可以将邮件文件复制到其他位置。管理员可以创建服务器复本以提供故障转移。用户可以在工作站或便携式计算机上创建本地复本并使用该复本脱机工作。

Notes 客户机用户可以创建邮件过滤规则来管理外来消息。管理员可以使用 Domino Administrator 和其他标准的 Notes 数据库工具（如 Compact 和 Fixup）来执行各种维护任务。