工作组助理可以通过从“组长/助理选项”中选择“更新工作室设置”选项来访问“工作室设置”。

完成“设置”页面

必须完成“设置”页面中的某些元素才能配置工作室以供使用。可以通过从屏幕左侧的列表中选择元素来访问每个区段。

注意 工作组助理可以通过从主大纲或导航器的“组长/助理选项”中选择“更新工作室设置”来随时修改“工作室设置”中的信息。

工作组名称和目的

在“名称”域中为将要使用此工作室的工作组输入一个简短的描述性名称。在“目的”域中，输入一段反映工作组任务或目标的描述。

工作组成员

工作室使用您在此处列出的信息以电子邮件的方式邮递新闻简报和提示、分配操作项，邀请与会者以及评阅文档。

• 在“组长”域中输入工作组组长的姓名。
• 在“工作组助理”域中输入负责维护工作室应用程序的人员姓名。工作组助理与组长可能是同一个人，也可能不是同一个人。
• 单击“添加工作组成员”，调出工作组成员简要表表单。为每个工作组成员（包括工作组组长和助理）创建简要表。注意填写此项的过程中不能复制姓名项。简要表表单中有一个用来访问通讯录的按钮。从显示的列表中选择姓名并单击“确定”，将自动使用所需的简要表信息填写表单。

  注意 对于有层次标识符的成员，必须在“工作组成员”窗口中输入其层次名称。否则，这些成员可能无法评阅文档。

  注意 工作室发送邮件（通过主文档表单发送或者在发送新闻简报或提示）时，会首先在工作组成员简要表中搜索电子邮件地址。如果工作室在工作组成员简要表中找不到电子邮件地址，随后将在公用通讯录中搜索电子邮件地址。

• （可选）工作小组将大型工作组分为较小的组织或功能单元。单击“添加工作小组”，调出简要表表单。输入工作小组的简要表信息（工作小组的名称、成员和目的）并单击“确定”。不允许复制工作小组名称项。

  注意 应首先添加工作组成员，这样当您创建工作小组时成员姓名就会显示在成员列表中。

  一旦在工作室中建立了工作小组，即可通过单击“工作小组详细信息”查看特定工作小组的成员和目的。

• （可选）如果希望在您的邮件文件中为整个工作组或选定的工作小组创建群组日历，可单击“创建群组日历”。如果选定了“特定工作小组”，则应选择工作小组名称。输入整个工作组或选定的工作小组的群组日历的标题。

这是一个要求群组意见一致的项目。“分类”用来对工作组完成的工作和文档进行分类和组织。“按分类”视图将根据您在此处列出的分类对文档进行排序。因此所有工作组成员都了解并同意工作室的信息结构是很重要的。工作组成员在编写文档时，只能按照此处列出的一个或多个选项进行分类。工作组成员一般不能为文档创建自己的分类。

如果此后确定其中所使用的某个分类不正确，或不再具有相关性，那么工作室助理可使用工作室中提供的实用程序更改现有文档中的分类，以反映出更改后的分类。

更改分类：

1. 在“工作室设置”的“分类”页面中删除列表中过期的或不需要的分类。

2. 向列表中添加新的分类名称。

3. 单击“保存并关闭”退出“工作室设置”。

4. 在“组长/助理选项”下选择“映射分类”，调出“映射分类”对话框。

5. 完成对话框中的三个步骤，然后单击“映射分类”按钮。

6. 单击“完成”按钮关闭对话框。

文档类型

工作组应该对工作室中将要使用的文档类型达成一致意见。同时使用“分类”和“文档类型”有助于组织和构成工作室的内容，并在工作组成员之间形成对任务的共识。缺省情况下，工作室包含四种文档类型（操作项、讨论、会议和参考），但可根据工作组需要任意添加。工作室中的大多数视图都包含可以随时排序的“类型”列，这样工作组成员就可以查看按类型排序的文档。

里程碑/事件

Lotus 的调查显示许多工作组都根据最终期限或里程碑来工作。工作室允许用户通过创建里程碑或事件而将临时元素合并到自己的工作中。这样用户就可以将文档与一个或多个事件相关联。此表单用于在工作室中创建里程碑/事件。

要在工作室中创建里程碑/事件，请单击“添加里程碑/事件”链接，然后：

1. 在“里程碑/事件”域中输入里程碑或事件的名称。用户根据此名称从下拉菜单中识别里程碑。

2. 通过使用“日期”域中的下拉日历，将事件或里程碑与特定的日期相关联。

3. 在“详细信息”域中输入事件或里程碑的简短描述。

4. 单击“活动”或“非活动”，指定此里程碑/事件的状态当前是活动的还是非活动的。当用户编写新文档时，非活动的里程碑/事件不显示在下拉菜单中。可通过在“所有文档的索引”视图中找到文档并对其进行编辑/保存来随时更改“里程碑/事件”文档的状态。

5. 单击“保存并关闭”。

注意 在“日期”域中选择的日期将自动追加到大多数下拉菜单和视图的“里程碑/事件”名称中。

将文档标记为非活动
经过指定的一段时间后，可自动将文档标记为“非活动”。工作室中提供了一个代理，此代理从每个文档创建的日期开始，经过指定的一段时间后，自动将已完成文档的状态从“活动”改为“非活动”。要启用此代理，请单击“启用代理”链接。还可在此处指定缺省时间间隔。（工作室将此间隔设置为一个月。）用户在编写文档时可以接受此设置，或者将其更改为其他时间间隔或特定的日期，还可以选择一直将文档保持为活动状态。

新闻简报
通过使用新闻简报，工作室可以自动通知工作组成员有关工作室内的新内容和活动的信息。工作组成员可填写新闻简报简要表，以指定“作者”、“分类”、“事件”、“工作小组”以及他们希望在工作室内跟踪的单个单词或词组。新闻简报代理会定期运行，以扫描与新闻简报条件相匹配的文档，并自动以电子邮件的形式向每个新闻简报简要表的作者发送带匹配文档链接的新闻简报。要启用此代理，请单击“启用新闻简报”链接。注意，必须在 Notes 中启用新闻简报代理，而不能通过 Web 启用。

注意 工作室用户在查看其新闻简报简要表时可通过单击“指南”按钮来获得有关新闻简报简要表的其他说明。

提示
工作室可自动给项目到期的人员发送提示电子邮件。启用此代理将会配置工作室，使其每天给项目或评阅到期的人员发送一封提示电子邮件，直到关闭或完成这些文档为止。注意，必须在 Notes 中启用此代理，而不能通过 Web 启用。

Web 信息
如果工作组要在 Web 上使用工作室，并且您正在 Notes 中设置工作室，则应在此域中输入 Web 服务器的名称。

更新 ACL

完成每个工作室参加者的简要表后，工作组助理应更新 ACL（存取控制列表）。单击“组长/助理选项”中的“更新存取控制列表”。在显示的“更新 ACL”对话框中，工作组助理可根据需要为工作组成员和工作小组指定存取级别。

另请参阅

工作室主文档
工作室里程碑/事件简要表
工作室工作组成员简要表
工作室答复文档
工作室“答复的答复”文档
工作室工作小组简要表