邮件和通讯录
单击下列任一主题：
如果“选择归档文档”对话框未处于打开状态，请打开要归档的数据库，并选择“文件”“数据库”“属性”，然后单击“归档设置”。单击“设置”，添加或编辑条件集，然后单击“选择文档”。
1. 选择活动选项：
注意 仅当为正在归档的数据库启用了下列属性时，此选项才可用。如果您对数据库具有必要的访问权限，请打开“数据库属性”并单击“高级”附签，然后选择“维护最后访问属性”。
注意 此选项仅适用于特定类型的数据库，如“邮件”数据库与“讨论”数据库，通过此选项，可以将文档标记为到期，或安排文档的到期时间。
3. （可选）如果仅对指定文件夹或视图中的文档使用上述活动设置，请完成下面的操作。
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基于文件夹或视图选择文档
当 Notes 创建归档（如邮件归档）时，归档数据库设计中将包含归档时存在的所有文件夹。在任何归档条件集中，可以选择要从中进行归档的子集文件夹及视图；还可以创建多个条件集以归档不同的文件夹或视图。
如果更改文件夹的名称或删除文件夹，则下一次归档时将在归档数据库中更改或删除该文件夹。假定您有一个名为 Sales 2001 的文件夹，并对其中的四个文档进行了归档。第二年，您将该文件夹的名称更改为 Sales 2002，并再次对其中的四个文档进行了归档。如果您使用同一个归档数据库，该文件夹将被命名为 Sales 2002，但八个文档将全部位于该文件夹中，包括 Sales 2001 中的文档。如果您打算对多年的文档进行归档，可以在原始数据库中为每一年分别创建文件夹，也可以在“归档设置”对话框中为每一年指定新的归档数据库文件。
1. 选择“下列视图或文件夹中的文档”。
2. 在列表中选择文件夹和视图，然后单击“确定”。要同时选择不连续的项目，请按住 Ctrl。
提示 要创建作用于不同文件夹和视图的多个条件集，请考虑为文件夹或视图的每个条件集命名，以便您能识别每个条件集的功能。例如，您可能有一个名为“InBox”的条件集，一个名为“Sent and Drafts”，一个名为“Sales and Marketing”（如果您有包含此类名称的个人文件夹）。
另请参阅