1. 打开会议项。

2. 在“时间”、“被邀请者”和“位置”区段中填入相应的内容。

3. 单击“请单击以查看被邀请者、房间及资源的可用性”旁的“日程安排”图标 。

4. 按照如下摘要或详细信息中的过程操作，这是查看日程安排并检查可用性的两种不同途径。

注意 要确定缺省情况下应显示“摘要”还是“详细信息”，请从菜单中，选择“操作”“工具”“惯用选项”，单击“日历与待办事宜”附签，然后单击“安排”附签。在“对于新的会议，日程安排最初显示”下，如果要显示详细信息视图，请选择“安排各个参加者的详细信息”；如果要显示摘要视图，则选择“建议的会议最佳时间”。

“摘要”视图根据被邀请者、房间以及资源空闲时间安排，显示建议的会议时间列表。

1. 在“显示在日程安排中”下选择“摘要”。

2. 根据您希望如何查看被邀请者列表，单击被邀请者图标上的下箭头，然后选择“全部”显示所有被邀请者、选择“可用”仅显示在会议邀请中指定的时间空闲的用户，或选择“不可用”仅显示在指定的时间不空闲的用户。如果还列出了房间和资源，请按照相同的步骤查看列出的房间和资源。

3. 单击“选定天的建议时间”按钮上的下箭头，选择希望 Notes 如何显示建议的会议时间：

• “选定天的建议时间”Notes 显示在会议邀请中指定的那一天或已从日期采集器中选定的另一天中的最佳时间。
• Suggested times for next 7 days Notes 显示下一个七天中的最佳时间，并将已选定的那一天作为七天中的第一天。
• “后 30 天的建议时间”，以便 Notes 显示下一个三十天中的最佳时间，并将已选定的那一天作为三十天中的第一天。
• “选定周的建议时间”，以便 Notes 显示在会议邀请中指定的整个星期或已从中日期采集器中选定的另一星期中的最佳可用时间。
• “选定月的建议时间”，以便 Notes 显示在会议邀请中指定的整个月或已从中日期采集器中选定的另一月中的最佳可用时间。
  
注意 要更改日期、星期或月，请使用建议时间右侧的日期采集器。随时单击“刷新”箭头 ，以便显示最新的“空闲时间”信息。

• “检查是否所有必须参加的人都能参加”包括主席、“必需”被邀请者、选定的所有房间
• “检查是否至少 75% 必须参加的人都能参加”包括主席、75% 的“必需”被邀请者、选定的所有房间
• “检查是否至少 50% 必须参加的人都能参加”包括主席、50% 的“必需”被邀请者、选定的所有房间
• “检查是否所有人都能参加”包括主席、“必需”被邀请者、“可选”被邀请者，选定的所有房间、选定的所有资源
  

6. 完成会议邀请后，请单击“保存并发送邀请”按钮。

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详细信息

1. 选择日程安排中“显示”下的“详细信息”。Notes 将根据在“开始时间”和“结束时间”域输入的日期和时间显示时间条。时间条与“开始时间”和“结束时间”域保持同步，也就是说其中一个改变时另一个也相应改变。
如果时间条为绿色，如下所示，则表明被邀请者列表中的所有用户都能在突出显示的日期和时间出席会议。
如果时间条是为粉红色，如步骤 3 中所示，则说明并非所有用户在突出显示的时间段都有可用的空闲时间。
如果时间条为灰色，则说明没有任何用户有可用的“空闲时间”信息。（当计算能够参加所安排的会议的用户时，空闲时间不可用或受限的用户被视为可用。）

2. 根据您希望如何查看被邀请者列表，单击被邀请者图标上的下箭头，然后选择“全部”显示所有被邀请者、选择“可用”仅显示在会议邀请中指定的时间空闲的用户，或选择“不可用”仅显示在指定的时间不空闲的用户。如果还列出了房间和资源，请按照相同的步骤查看列出的房间和资源。

3. 在日程安排中用鼠标左右拖动时间条，直到时间条为绿色，以便可以找出每个用户都有空的会议时间。如果视图中未出现时间条，且希望将其迅速移动至您正在查看的日期或时间处，请双击相应的网格，时间条将移至该时间块。

注意 在移动时间条时，会议邀请中的“开始时间”和“结束时间”域将随之改变以反映时间条在日程安排中的位置。

5. 完成会议邀请后，请单击“保存并发送邀请”按钮。

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另请参阅

设置空闲时间表
安排会议
检查会议或群组待办事宜的被邀请者状态
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