文档是基于数据库设计者所创建的表单创建的。表单可以创建文档的布局和功能。表单中可以包含域，以便用来收集或显示信息。表单中还可以包含图形、操作和公式等。例如，您在创建新邮件便笺时，即会使用新邮件便笺表单来创建文档，该表单将决定新邮件便笺文档的外观和功能。新邮件便笺表单中包含“收件人”域、“抄送”域、“密送”域、“主题”域和“正文”域。 可以将新邮件便笺发送给其他人。数据库设计者可以创建最适合其数据库的独一无二的表单。Notes 客户机用户仅需使用在数据库中创建的文档。

当您打开数据库时，无论是在视图中查看文档还是阅读文档，都可以对文档进行多种操作。例如，可以预览文档、删除文档、显示文档中的隐藏字符以及锁定文档。